Hogyan írhatok egy szabványos üzemeltetési eljárási kézikönyvet?

Egy vállalkozás vagy szervezet hatékonyabban megkönnyítheti az új alkalmazottak képzését a jól megírt szabványos működési eljárások (SOP) alkalmazásával. A képzésen túl egy SOP kézikönyv a meglévő csapattagoknak biztosít forrást a ritkábban használt eljárásokhoz, biztosítva, hogy az eljárásokat a megfelelő protokollal végezzék, fenntartva a minőség-ellenőrzést. A szabványos működési eljárási kézikönyv megírásához meg kell érteni az adott folyamat lépéseit.

Definiálja az alapfolyamatokat

Nézze meg a vállalat összes alapvető folyamatát. Kezdje el meghatározni, hogy mely folyamatok kerülnek felvázolásra és feltérképezésre az SOP kézikönyvben. Bár nem feltétlenül feltérképez minden utolsó folyamatot, fontos meghatározni a legalapvetőbb és legfontosabb folyamatokat.

Például egy étterem meghatározhatja az adott aláírásos étel elkészítésének alapvető folyamatait. Ugyanolyan fontos az étterem takarításának folyamata. Hozzon létre egy listát az alapfolyamatokról, hogy azok feltérképezése után integrálhatók legyenek az SOP kézikönyvébe.

Minden folyamat feltérképezése

Mindegyik folyamatot a folyamat befejezéséhez szükséges lépések határozzák meg. Egy lépés elmulasztása elveszett vagy késleltetett megrendelést vagy hibás végterméket jelenthet. A leképezés a munkafolyamat rajzolása.

Tegyük fel például, hogy SOP-t hoz létre egy internetes lekérdezés értékesítési folyamatához. Először térképezze fel, hogy az érdeklődőkkel eredetileg hogyan lépnek kapcsolatba az információk kérése után: telefonhívás, e-mail vagy szöveges üzenet. Jelölje meg, hogy az értékesítési csapat hányszor végez nyomon követést, ha a potenciális ügyfelet kezdetben nem lehet elérni, és adjon meg külön szkripteket minden partner számára.

Válasszon egy másik szkriptet a potenciális ügyfelek elérésére, valamint nyomon követési intézkedéseket, attól függően, hogy a potenciális vásárolja-e a terméket vagy szolgáltatást, vagy úgy dönt, hogy visszatartja. Miután feltérképezte, írja le a folyamatot egyszerű lépésekkel.

Hozzon létre ellenőrzőlistákat és űrlapokat

Bármely folyamat esetén a csapattagok könnyebben követhetnek egy űrlapot vagy ellenőrzőlistát. Készítsen átfogó sablont a leképezett folyamat alapján. Ha konkrét információkat kell összegyűjteni az ügyfél befogadásakor, győződjön meg arról, hogy a sablon minden szükséges információt tömören tartalmaz.

Ne feltételezzük, hogy a csapattagok mindenre emlékeznek az SOP-ban, különösen akkor, ha egy ügyfél előttük ül. Integrálja az ellenőrzőlistákat és űrlapokat a folyamattérkép és a lépések kiegészítéseként.

Hozzon létre egy teljes SOP kézikönyvet

Miután feltérképezte az egyes folyamatokat és létrehozta az összes támogató dokumentumsablont, integrálja azokat egy teljes SOP kézikönyvbe. Szervezze meg a kézikönyvet osztályok alapján. Lehet például, hogy az SOP kézikönyvében szerepelnek az "Értékesítés", "Műveletek" és "Terjesztés" szakaszok. Ezután az egyes részeket tovább bontják az adott részleg fő folyamataira, általában abban a sorrendben, ahogyan az egyes alapfolyamatok a áruk kiszállítása.

A "Forgalmazás" szakaszban több olyan alapvető folyamat állhat rendelkezésére, amelyek közé tartozik a "Megrendelés beszerzése", "Csomagolás szállításhoz", "Szállítás" és "Utánkövetés".

Rendezze az SOP kézikönyvet tartalomjegyzékkel, és egyértelműen sorolja fel az egyes eljárásokat félkövér címfejlécben. Lehet, hogy még füleket is tartalmaz a csapattagok számára, hogy könnyen átnézhessék a kézikönyvet, hogy segítsenek nekik megtalálni a megfelelő SOP-kat az osztályaikon.