Mi a célja a személyzeti értekezletnek?

A személyzeti értekezleteket különféle adminisztratív célokra lehet felhasználni, az információcserétől kezdve a vállalat egészére kiterjedő bejelentésekig és a csapatépítő gyakorlatok lebonyolításáig. A hatékonyság érdekében az alkalmazottak értekezleteinek részletes napirenddel, határidővel és kijelölt moderátorral kell rendelkezniük. A legjobb eredmény elérése érdekében tartson rendszeresen tervezett találkozókat a személyzet elszámoltathatóságának és részvételének biztosítása érdekében.

Tipp

A személyzeti értekezlet célja frissítések nyújtása, bejelentések leadása, visszajelzés kérése, információk megosztása és részvétel a csapat környezetében. A hatékonyság érdekében az alkalmazottak értekezleteinek részletes napirenddel, határidővel és kijelölt moderátorral kell rendelkezniük.

Mi az a személyzeti értekezlet?

Általánosságban elmondható, hogy a személyzeti értekezletek lehetőséget kínálnak egy vállalat mindenki számára, vagy egy adott részleg tagjai számára, hogy összegyűljenek és személyesen beszélhessenek az üzleti menedzsment különböző aspektusairól, amelyeket e-mailben nem lehet könnyen megvitatni. Ez alkalom személyes találkozásra, felzárkózásra, ötletelésre és csoportos megbeszélésekre. A személyzeti értekezleten esetlegesen tárgyalt dolgok egyéb célkitűzései a következők:

  • Előrehaladási jelentések

  • Osztály frissítések

  • Bejelentések új alkalmazottakról vagy promóciókról

  • Program állapotjelentések

  • Projektmenedzsment frissítések

  • Bevételi közlemények

  • Új irányelvek vagy eljárások

  • Új ügyfelek vagy szerződések

  • Díjak vagy elismerések

  • Közelgő események

A személyzeti értekezleteket ötletgyűjtő foglalkozásokra vagy csapatépítő tevékenységekre is fel lehet használni. Nem minden értekezletnek kell ugyanazt a formátumot követnie. Előfordulhat, hogy az egész vállalatnál tart egy "teljes munkatárs" értekezletet, egy gyors "bejelentkezés" a felügyelők és a közvetlen jelentések között, vagy "összebújás" a rövid, stratégiai vitákhoz a gyorsan fejlődő kérdésekben.

A személyzeti értekezlet előnyei

A kollégákkal és vezetőkkel való találkozás lehetőséget nyújt az irodai vagy fülkés kereteken kívüli találkozásra. A személyközi kapcsolatok kiépítése elősegítheti a csapatmunkát és az együttműködést, és csökkentheti a félreértés és félreértés lehetőségét is. Jóllehet a feljegyzések és az e-mailek hatékonyan kommunikálnak sok mindent gyorsan, a rendszeres összejövetelek és beszélgetőcsoportok megtartása segít abban, hogy mindenki tudjon és értesüljön a kritikus üzleti kérdésekről.

Tipp

A munkatársak értekezleteinek ütemezése az Ön céljától függ, de a könyvekkel kapcsolatos rendszeres találkozó hasznos a tervezés szempontjából. A kis csoportok képesek lehetnek hetente találkozni, és rengeteget teljesíteni; nagy csoportokat jobban szolgálhat, ha minden negyedévben találkoznak.

A hatékony személyzeti értekezlet legfontosabb elemei

Az alkalmazottak értekezletei könnyen hosszú, kissé unalmas eseményekké válhatnak, ha nem megfelelően irányítják őket. Minden találkozónak a következőknek kell lennie: idővonal; napirend vitatémákkal; moderátor és nyitott időszak a résztvevők számára a padlón folyó kérdések megvitatására. A személyzeti értekezletek eredményességének, rövidségének és kedvességének biztosításának másik módja a stand-up értekezletek lebonyolítása. Egyéb végrehajtandó intézkedések a következők:

  • Mindenki részvételének ösztönzése

  • Az elszámoltathatóság biztosítása

  • Nem engedi megszakításokat vagy túlzott beszélgetést

  • Egyetértés abban, hogy nem értek egyet

  • Bonyolult kérdések előterjesztése, ha az értekezlet hosszúra sikeredik

  • Írásbeli nyomon követés és értekezlet-jegyzőkönyv kérése időmegtakarítás érdekében, valamint annak biztosítása, hogy az összes résztvevő ugyanazon az oldalon legyen.

Tipp

A személyzeti értekezletek során felmerülő összetett kérdéseket gyakran jobban kezelhetjük, ha kérdéseket terjesztünk elő a jövőbeli kiscsoportos megbeszélésekre, ahelyett, hogy mindenkinek időt szánnánk konkrét, korlátozott résztvevői vitára.

A rendszeresen tervezett személyzeti értekezletek a befogadás érzetét kelthetik a munkatársak körében, hozzáférést nyújthatnak a felsőbb szintű vezetőkhöz, és mindenkit úgy érezhetnek, mintha összetartó csapatnak lennének. Ha úgy érzi, hogy az összejövetelek nem összpontosítanak, vagy konkrét célkitűzés hiányzik, kérje munkatársaik véleményét azokról a változásokról, amelyeket be szeretnének tartani. Ez egy másik módja az értékes tevékenység fejlesztésének.