A jó írási készségek jelentősége a munkahelyen

Míg sok álláshirdetés gyakran említi a szóbeli és az írásbeli kommunikációs készségeket, a munkavállalók és a munkáltatók egyaránt elhanyagolják a jó írás fontosságát a munkahelyen. Amikor a munkavállaló jól ír, udvariasságot mutat, odafigyel a részletekre és intelligenciára. Ezen túlmenően azok az alkalmazottak, akiknek jó az írásos kommunikációs készségük, előnyösek a vállalat számára azáltal, hogy minőségi kommunikációt biztosítanak az ügyfelekkel, a potenciális ügyfelekkel és más külső érdekekkel

Jó első benyomás

Van egy régi közhely arról, hogy soha nem kapunk második esélyt arra, hogy jó első benyomást keltsünk. Ez még akkor is igaz, ha az első benyomás az írott szó révén történik. Ha egy e-mail, levél, szöveges üzenet vagy közösségi média bejegyzés jól meg van írva, jól szervezett és nyelvtanilag helyes, akkor az olvasó jó véleményt alkot az íróról.

Másrészt a helyesírási hibák, a rosszul szervezett gondolatok és a nyelvtani hibák miatt az író nem intelligens és szakszerűtlen. A jelentkezés vagy az interjú szakaszában ez a munkavállalónak állásajánlatba kerülhet, vagy alacsonyabb fizetési ajánlatot eredményezhet, mint ami egyébként lehetett volna. Üzleti környezetben a rossz kommunikáció a külső kommunikációban rosszul tükrözheti a vállalatot. A munkatársak észrevehetik a rossz írási szokásokat is, amelyek befolyásolhatják az író hozzáértésének megítélését.

A jó írás az udvariasságot bizonyítja

A jó üzleti írás bizonyítja, hogy az író értékeli az olvasó idejét. Amikor az író képes rendszerezni gondolatait és gondjait, és azokat könnyen olvasható és érthető módon ismerteti, az olvasó előnyös.

Másrészt a rossz írás arra kényszeríti az olvasót, hogy időt és energiát fordítson arra, hogy megértse, mit kommunikálnak. Sok esetben az olvasónak pontosító kérdéseket kell feltennie. Az írás egyértelműen megmutatja, hogy az író tiszteletben tartja az olvasó idejét, és nem akarja azt pazarolni.

A tiszta kommunikáció fontossága

A jó üzleti döntések a világos kommunikációtól függenek. Ez igaz, függetlenül attól, hogy a kommunikáció belső vagy külső. Sokkal könnyebb összehangolni a belső projekteket és megosztani az ötleteket, amikor minden munkatárs megérti a felvetett ötleteket, valamint a projekt befejezésének folyamatait. Amikor az alkalmazottak megértik, mire számíthatnak egymástól, a morál gyakran javul.

Hasonlóképpen, a munkavállalóknak sokkal jobb kapcsolataik lesznek a vállalaton kívüli emberekkel, ha kommunikációjuk könnyen érthető. Az értekezletek összehangolása, a célok kitűzése és a megállapodások tárgyalása sokkal egyszerűbbé válik, ha mindkét fél képes egyértelműen írni.

Az üzleti írás fejlesztésének módjai

Azoknak a személyeknek, akik aggódnak az üzleti írásuk miatt, több lehetőségük van képességeik fejlesztésére. Néhány megfontolandó dolog:

Szánjon extra időt: Sok esetben az ember javíthatja az írásmódját azzal, hogy több időt szán az üzenetek összeállítására, majd lektorálására. A munkavállalóknak nem az üzleti kommunikációt kell kezelniük a lehető leggyorsabban elvégzendő feladatokként, hanem önálló projektként. Ha lehetséges, ajánlatos fontos leveleket és e-maileket írni legalább néhány órával az elküldés előtt, hogy az író szünetet tarthasson a darabban, majd friss szemekkel átnézhesse.

Használjon nyelvtani ellenőrzőt: A szövegszerkesztő szoftver általában tartalmaz egy nyelvtanellenőrzőt, de vannak olyan önálló programok, amelyek gyakran még erősebb korrektúrát és visszajelzést nyújthatnak a még nagyobb érthetőség érdekében.

Kérjen visszajelzést: Különösen fontos levél vagy e-mail írása után érdemes lehet egy alkalmazottat megkérni vezetőjét vagy kollégáját, hogy nézze át a darabot és adjon visszajelzést.

Tanuljon vagy vegyen részt egy osztályon: Számos lehetőség kínálkozik az íráskészség fejlesztésére oktatási programok révén. A közösségi főiskolák és a felnőttképzési programok üzleti írástanfolyamokat kínálnak, és ezek közül sok online is elvégezhető.